1. Um stefnu þessa
1.1. Stefna þessi gildir um KAPP hf. sem og öll dótturfélög þess og tengd félög (sameiginlega nefnd „KAPP“ eða „félagið“).
1.2. Það er stefna KAPP að haga allri starfsemi félagsins á heiðarlegan og siðferðislega réttan hátt og í samræmi við gildandi lög, reglugerðir og reglur er varða mútur og spillingu. Ekkert umburðarlyndi er innan KAPP gagnvart mútum og spillingu og er félagið staðráðið í að starfa á faglegan, sanngjarnan og heiðarlegan hátt í öllum viðskiptum og viðskiptasamböndum.
1.3. KAPP skuldbindur sig til þess að: (a) bjóða hvorki mútur né láta óátalið slíkt boð fyrir hönd KAPP; (b) taka hvorki við mútum fyrir hönd KAPP né fallast á að þær verði samþykktar af hálfu félagsins; (c) gæta ákvæða laga um varnir gegn peningaþvætti; (d) halda nákvæmt bókhald og skjalaskrár; (e) forðast að eiga í viðskiptum við eða tengja KAPP við aðra aðila sem virða ekki gildi og stefnu KAPP hvað varðar mútugreiðslur og spillingu og geta skaðað orðspor félagsins; og (f) viðhalda stöðugu eftirliti og endurskoðun stefnunnar í samræmi við meginreglur þessar.
1.4. Sérhver starfsmaður sem brýtur gegn stefnu þessari mun standa frammi fyrir viðurlögum sem leitt geta til uppsagnar sökum alvarlegrar misgerðar. Sérhver aðili sem ekki er starfsmaður sem brýtur gegn stefnu þessari getur átt á hættu að samningum þeirra verði sagt upp án tafar. Háttsemi sem brýtur gegn stefnu þessari gæti einnig leitt til þess að aðili sæti refsikenndum viðurlögum samkvæmt ákvæðum almennra hegningarlaga eða öðrum lögum, hérlendis sem erlendis.
1.5. Stefnu þessari má breyta hvenær sem er. Stefnan verður endurskoðuð a.m.k. á tveggja ára fresti, eða oftar ef tilefni er til þess.
2. Hverjum ber að fylgja stefnunni?
2.1. Stefna þessi tekur til allra þeirra aðila sem starfa fyrir KAPP eða fyrir hönd KAPP að einhverju leyti, þ.m.t. til starfsmanna á öllum stigum, stjórnenda, yfirmanna, starfsmanna á leigu, sjálfboðaliða, starfsnema, umboðsmanna, verktaka, utanaðkomandi ráðgjafa, fulltrúa þriðja aðila og viðskiptafélaga.
3. Hver er ábyrgur fyrir stefnunni og að henni sé framfylgt?
3.1. Stjórn skal skipa regluvörð sem er ábyrgur fyrir innleiðingu stefnunnar. Regluvörðurinn er Róbert Gíslason, fjármála- og rekstrarstjóri.
3.2. Regluvörðurinn fer með eftirlit með notkun og framfylgni stefnunnar ásamt því að fást við allar fyrirspurnir er upp kunna að koma varðandi túlkun hennar.
4. Hvað eru mútur og spilling?
4.1. Mútugreiðsla merkir hvers konar fjárhagsleg umbun, hvati eða umbun af öðrum toga, fyrir eða sem ætlað er að hvetja til aðgerða sem eru ólöglegar, siðlausar, teljast trúnaðarbrestur eða eru óviðeigandi á nokkurn hátt, hvar sem er í heimi. Mútur geta verið í formi peningagreiðslu, gjafa, láns, gjalda, risnu, þjónustu, afslátta, úthlutun samnings eða annars konar forskots eða ávinnings. Mútur taka ekki einungis til greiðslna eða umbunar til þeirra sem framkvæma hina óviðeigandi aðgerð, heldur einnig til greiðslna eða umbunar til aðila sem heldur því fram eða veitir vissu fyrir að hann geti haft áhrif á aðgerðir manns.
4.2. Mútur fela í sér að bjóða, lofa, gefa, þiggja eða sækjast eftir mútugreiðslu.
4.3. Spilling er misnotkun á valdi eða stöðu í þágu einkahagsmuna.
4.4. Mútur og spilling í öllum myndum eru stranglega bönnuð. Ef vafi leikur á því hvort tiltekinn verknaður feli í sér mútur eða spillingu skal bera álitaefnið undir næsta yfirmann eða regluvörð.
4.5. Óheimilt er sérstaklega að: (a) gefa eða bjóða fram greiðslu, gjöf, risnu eða annan ávinning í von um að viðskiptaávinningur fáist í staðinn, eða veita umbun vegna fenginna viðskipta. (b) samþykkja tilboð frá þriðja aðila sem vitað er, eða grunur leikur á, að lagt sé fram með þeim væntingum að KAPP muni veita þeim eða öðrum viðskiptalegt forskot. (c) veita eða bjóða fram nokkurs konar greiðslu til embættismanna í hvaða landi sem er í von um að liðka fyrir viðskiptum (e. “facilitation payment“) til að auðvelda eða flýta fyrir hefðbundinni og/eða nauðsynlegri málsmeðferð.
4.6. Hvorki má hóta né hefna sín á öðrum aðila sem hefur neitað að bjóða eða þiggja mútugreiðslur eða hefur vakið athygli á hugsanlegri spillingu eða mútur.
5. Varnir gegn peningaþvætti
5.1. Peningaþvætti er aðferð sem afbrotamenn beita við í þeim tilgangi að fela réttan uppruna og eignarhald ávinnings af refsiverðu athæfi og koma ávinningnum inn í fjármálakerfið að nýju með löglegum hætti. KAPP má ekki gera neinum félögum eða einstaklingum kleift að nota KAPP til peningaþvættis. Verður KAPP enn fremur að tryggja að félagið þiggi ekki heldur ágóða af lögbroti frá neinum félögum eða einstaklingum.
5.2. Óheimilt er sérstaklega að: (a) þiggja, nýta eða afla sér ávinnings eða að leyna, umbreyta eða flytja ávinning af broti eða ávinning sem rekja má til brots; (b) taka þátt í fyrirkomulagi sem aðstoðar við eitthvað af ofangreindu skv. lið-a; eða (c) hafa yfir að ráða eða eiga á nokkurn hátt við fjármuni sem tengjast hryðjuverkastarfsemi eða sjóði sem líklegt er að notaðar séu í þágu hryðjuverkastarfsemi.
6. Gjafir og risna
6.1. Stefna þessi leggur ekki bann við að veita eða samþykkja hæfilega og viðeigandi risnu í lögmætum tilgangi, svo sem í þeim tilgangi að byggja upp sambönd, viðhalda ímynd KAPP og orðspori, eða markaðssetja vöru og þjónustu KAPP.
6.2. Gjöf eða risna verður ekki talin viðeigandi ef hún er óþarflega rausnarleg eða óhófleg, eða ef hún gæti verið álitin hvati eða umbun fyrir hvers konar mismunandi meðferð (t.d. við samningaviðræður eða útboð).
6.3. Gjafir verða að vera af viðeigandi gerð og gildi eftir aðstæðum hverju sinni og með tilliti til ástæðu fyrir gjöfinni. Gjafir mega hvorki innihalda reiðufé eða ígildi reiðufés (svo sem gjafabréf) né má gefa gjafir í leyni. Gjafir skal ávallt gefa í nafni KAPP.
6.4. Kynningargjafir sem eru lágar í verðmæti, svo sem merkt ritföng, eru heimilar sem gjafir til viðskiptavina. Einnig er heimilt að þiggja þess háttar gjafir frá núverandi viðskiptavinum, birgjum og viðskiptafélögum.
6.5. Stefna þessi leggur ekki bann við því að KAPP gefi eða þiggi viðeigandi sýnishorn í þeim tilgangi að kynna eða markaðssetja vörur til hugsanlegra viðskiptavina eða viðskiptafélaga.
7. Skjölun
7.1. Telja skal fram og halda skriflega skrá yfir allar risnur og gjafir sem gefnar hafa verið eða borist þeim sem ber að fylgja stefnu þessari. Einnig skal leggja fram öll gögn er varða útgjöld sem rekja má til risnu, gjafa eða greiðslna til þriðju aðila í samræmi við útgjaldastefnu KAPP og tilgreina skal ástæðu útgjalda.
7.2. Allir viðskipta- og vörureikningar og aðrar skrár sem tengjast viðskiptum við þriðju aðila, þ.m.t. birgja og viðskiptavini, skal vinna af mikilli nákvæmni og heilleika. Óheimilt er að halda reikningum utan bókhalds (e. “off book”) til að liðka fyrir eða leyna óviðeigandi greiðslum.
8. Hvernig vekja skal athygli á grunsemdum varðandi brot á stefnunni
8.1. Hverjum þeim sem er boðnar mútugreiðslur eða beðinn um mútur, eða ef einhvern grunar að nokkurs konar mútugreiðslur, spilling eða annars konar brot gegn stefnu þessari hafi átt sér stað eða gæti átt sér stað, skal tilkynna um slíkt til næsta yfirmanns eða regluvarðar eins fljótt og auðið er. Stefna þessi er gefin út á íslensku og ensku, og eru bæði tungumál jafngild. Stefna þessi var innleidd af KAPP þann 6. febrúar 2023, og öðlaðist þá þegar gildi.
